Datenschutzordnung des Tischtennisclubs Elz e.V. (TTC Elz)
Der TTC Elz verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs oder der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein wird die Vereinssatzung anerkannt. Die Speicherung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt gemäß § 10 a der Satzung zur Erfüllung des Vereinszwecks sowie im Rahmen dieser Datenschutzordnung.
Der TTC Elz verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern sowohl automatisiert in einem EDV-Mitgliederverwaltungssystem, in elektronischen Dateien als auch nicht automatisiert, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Datum des Vereinsbeitritts, Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail), ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
Jedem Vereinsmitglied wird eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.
Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden ausschließlich zur Erfüllung der in der Satzung genannten Zwecke und Aufgaben des Vereins verarbeitet, insbesondere zur Mitgliederverwaltung, Förderung des Sports, zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins sowie im erforderlichen Umfang zur Erlangung von Vereinsfördermitteln der Gemeinde Elz.
Als Mitglied des Landessportbundes Hessen e.V. übermittelt der Verein als personenbezogene Daten die Namen und Kontaktdaten des Vereinsvorstandes dorthin. Im Übrigen erfolgt die Vereinsmeldung an den Landessportbund nur statistisch, also ohne Übermittlung einer namentlichen Meldung.
Als Mitglied des Hessischen Tischtennisverbandes übermittelt der Verein folgende personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Wettkampfbetrieb teilnehmen, dorthin: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Datum des Vereinsbeitritts.
Die Übermittlung dieser Daten ist erforderlich, damit der Verein und die jeweiligen Mitglieder am Sportbetrieb teilnehmen können, insbesondere zur Erlangung von Spielberechtigungen.
Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen (Vorstandsmitglieder, Mannschaftsführer), wird die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.
Weiterhin kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an den Hessischen Tischtennisverband übermitteln:
- Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung
- Anmeldung zu Lehrgängen
- Anmeldung zu Fachtagungen
Im Zusammenhang mit Jubiläen, Ehrungen (z.B. wegen langjähriger Mitgliedschaft und Arbeit im Verein) sowie Geburtstagen seiner Mitglieder veröffentlicht / übermittelt der Verein Fotos von Mitgliedern und höchstens folgende personenbezogene Mitgliederdaten: Name, Vereinszugehörigkeit und deren Dauer, aktuelle und frühere Funktionen im Verein und – soweit erforderlich – Alter, Geburtsjahrgang oder Geburtstag.
Im Hinblick auf Jubiläen, Ehrungen und Geburtstage kann das einzelne Mitglied jederzeit gegenüber dem 1. Vorsitzenden der Veröffentlichung / Übermittlung von Fotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen (siehe hierzu § 8). Wird der Widerspruch bis 4 Wochen vor dem Ereignis ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung. Bei späterem Widerspruch entfernt der Verein Daten und Fotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen / Übermittlungen in diesem Bereich.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und des Internetauftrittes
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über besondere Ereignisse des Vereinslebens, Vereinsaktivitäten; Sportwettkämpfe und Mitgliederversammlungen werden personenbezogene Daten und Fotos der Mitglieder im Internetauftritt (Vereinshomepage, Facebook) veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
Die Veröffentlichung / Übermittlung der Daten umfasst hierbei höchstens Name (soweit möglich in abgekürzter Form), Vereinszugehörigkeit, Funktion und Aufgabe im Verein sowie – falls erforderlich oder zwangsläufig mit einer Wettkampfteilnahme verbunden – Altersklasse oder Teamjahrgang. Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen oder Vereinsveranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen (siehe hierzu § 8). Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wertungsspielen.
Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion sowie ggf. E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
Auskunftsverlangen von betroffenen Personen sind an den 1. Vorsitzenden zu richten (siehe hierzu § 8).
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
Mitgliederdaten und -listen werden an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder herausgegeben, soweit deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der
Datensparsamkeit zu beachten.
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte benötigt, wird ihm eine Datei der notwendigen Daten gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden und die erhaltenen Daten, sobald deren Zweck erfüllt ist, zurückgegeben, vernichtet oder gelöscht werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen, sind deren private E-Mail-Adressen als „bcc“ zu verwenden.
§ 7 Datenschutzbeauftragter
Da im TTC Elz weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, entfällt die Benennung eines Datenschutzbeauftragten.
§ 8 Auskunftsrecht, Einwilligung und Widerruf zur Datenverarbeitung, Datenlöschung
Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Diese Rechte können schriftlich oder per E-Mail beim 1. Vorsitzenden geltend gemacht werden.
Eine über die in dieser Datenschutzordnung genannten Verwendungen von personenbezogenen Daten und Fotos erfordert eine gesonderte Einwilligung der betroffenen Mitglieder. Diese kann mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich, schriftlich oder per E-Mail an den 1. Vorsitzenden abgegeben werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
Die Mitgliederdaten werden 1 Jahr nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen - insbesondere steuerrechtliche - Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen
§ 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit mit Sitz in Wiesbaden.
§ 10 Inkrafttreten
Diese Datenschutzverordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 09.08.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Vereinshomepage in Kraft.